Was ist Pflicht?
In unserem letzten Blogbeitrag haben wir einen Blick auf die Digitalisierung der Wirtschaft im Allgemeinen und der Wohnungswirtschaft im Speziellen geworfen – mit einigen identifizierten Baustellen. Doch Beispiele wie die E-Rechnung als Förderer der Digitalisierung zeigen die richtige Richtung auf. Als strukturiertes Datenformat, das sich automatisiert verarbeiten lässt, gestaltet sie den Rechnungsverkehr effizienter, transparenter und fehlerfreier. Was auch den wesentlichen Unterschied zu einfachen digitalen Dateien wie PDF-Dokumenten darstellt.
Eine Pflicht also, die Vorteile mit sich bringt. Doch welche Notwendigkeiten müssen Unternehmen daraus für sich ableiten?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine gesetzliche Pflicht, E-Rechnungen für steuerbare und steuerpflichtige Leistungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) – also solchen mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer am Umsatz beteiligten Betriebsstätte in der Bundesrepublik – auszustellen. Auf Papierform und PDFs ist zu verzichten, stattdessen sind strukturierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD für die Ausstellung, Übermittlung und den Empfang gefordert.
Welche Übergangsfristen gelten?
Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt, um Organisationen genügend Zeit zur Anpassung ihrer Prozesse einzuräumen. Ab dem 1. Januar 2025 gilt die grundsätzliche Verpflichtung für E-Rechnungen. Das Wörtchen grundsätzlich ist hier entscheidend. Denn bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen weiterhin Papierrechnungen nutzen. Andere digitale Formate wie PDFs dürfen sie nur noch mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers verwenden.
Ab dem 1. Januar 2027 werden weitere Regelungen greifen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro sind dann verpflichtet, ausschließlich E-Rechnungen im B2B-Bereich zu versenden. Unternehmen, deren Umsatz diese Grenze nicht erreicht, haben eine Übergangsfrist bis 31. Dezember 2027, in der sie alternative Formate wie Papier oder PDF weiterhin nutzen können.
Spätestens ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Eine Ausnahme bildet das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange), das Firmen auch nach 2028 weiter nutzen können. Die Bedingung: Sie müssen einen vollständigen und korrekten Meldedatensatz gemäß Umsatzsteuergesetz bereitstellen.
Bestimmte Leistungen bleiben – Stand jetzt – von der Verpflichtung ausgenommen. Allen voran die Rechnungsstellung an Endverbraucher. Für diese Fälle können Organisationen weiterhin auf herkömmliche Rechnungen zurückgreifen. Ähnlich verhält es sich bei:
- Leistungen von Kleinunternehmen,
- Rechnungen mit einem Bruttobetrag bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen),
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten, und
- Transaktionen mit juristischen Personen, die keine Unternehmer sind, wie Vereine oder staatliche Einrichtungen.
Dass Materialkosten für Papier, Drucker, Kuvertierung und Co. entfallen, ist sicher ein schöner Nebeneffekt. Was aber wirklich entlastet, sind Zeitersparnisse. Ein langwieriger Rechnungsprozess per Papier weicht automatisierten Prozessen, die zudem Eingabefehler minimieren. Das Personal gewinnt dadurch Zeit für das Kerngeschäft. Darüber hinaus: Ist es nicht schön, wenn der Bezahlprozess durch raschere Durchlaufzeiten schneller vonstattengeht?
Mit Softwarelösung auf der sicheren Seite
Dem Austausch der E-Rechnungen hat die Gesetzgebung einen gewissen Freiraum eingeräumt. Das heißt, verschiedene Lösungen sind möglich – ob ein Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle oder der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort. Die einzige Bedingung für Unternehmen sollte die Praxistauglichkeit sein. Einen guten Übermittlungsweg bietet Doozer:
- Abschlags- und Schlussrechnungen lassen sich digital einfach erstellen.
- Rechnungen werden im ZUGFeRD-Format generiert. Das heißt: Maschinenlesbare Rechnungsdaten werden hier als XML im PDF eingebettet, um der E-Rechnungspflicht zu entsprechen.
- Gewährleistungs- und Sicherheitseinbehalte finden Berücksichtigung.
- Die Rechnungsprüfung direkt in Doozer sorgt für einen effizienten Ablauf.
Der größte Vorteil: Im Gegensatz zur XRechnung, die rein auf ein maschinenlesbares XML setzt, bleibt das hybride Rechnungsformat ZUGFeRD weiterhin für Menschen lesbar. Somit genügt eine Rechnungsdatei für Mensch und Maschine – maximale Übersichtlichkeit inklusive.
Da die E-Rechnungen nicht nur als technologisches Thema zu begreifen sind, bringt die Software noch einen weiteren Benefit mit sich. Denn Compliance und Datenqualität wollen beachtet werden. Mit Doozer ist die Einhaltung von E-Rechnungsvorgaben somit garantiert.
Ein digitaler Schritt nach vorn
Die E-Rechnungspflicht 2025 markiert einen weiteren Schritt in Richtung digitaler Verwaltung – und bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse nachhaltig zu modernisieren. Daher gilt der Leitsatz: Egal, ob Firmen bereits in der Pflicht stehen oder nicht – wer frühzeitig handelt und auf passende Softwarelösungen setzt, erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern schöpft auch Effizienzpotenziale aus.
Ergreifen Sie Ihre Chance, Prozesse zukunftsfähig zu gestalten. Wir stehen gerne zur Seite!
