Warum ist eine detaillierte Baudokumentation wichtig?
Eine detaillierte Baudokumentation ist aus mehreren Gründen wichtig. Der Hauptgrund ist aber, dass im Konfliktfall mündliche Absprachen nicht nachweisbar sind. Notieren Sie deswegen alle wichtigen Entwicklungen und Absprachen schriftlich und stellen Sie sicher, dass alle beteiligten Parteien Zugriff auf die notwendigen Unterlagen haben. Wir empfehlen digitale Notizen, egal ob am Computer, Handy oder Tablet. Denn handschriftliche Bautagebücher sind oft nicht lesbar oder schlecht strukturiert und daher nicht auswertbar. Bei einer digitalen Baudokumentation können Sie zudem Bilder oder Videos anhängen. Das erleichtert die räumliche und zeitliche Zuordnung von Notizen.
Eine ausführliche Baudokumentation erleichtert zudem die Kommunikation. Sind alle Beteiligten auf demselben Stand, können Fragen und Probleme schneller gelöst werden. Ferner hilft Ihnen die Baudokumentation, den Fortschritt der Sanierungsarbeiten leichter zu verfolgen. Verzug oder Mängel fallen also schneller auf.
Wer dokumentiert den Baufortschritt?
Die Dokumentation des Baufortschritts ist Aufgabe des Bauleiters bzw. der Bauüberwachung. Allerdings empfehlen wir, auch die Handwerker in die Verantwortung zu ziehen. Sprechen Sie die Baudokumentation bereits bei den Verhandlungen an. Seien Sie offen und formulieren Sie konkrete Erwartungen. Im Idealfall halten Sie vertraglich fest, wie, wann und wie oft Sie über den Baufortschritt informiert werden wollen.
Dank Smartphones und Tablets lassen sich fertiggestellte Arbeiten ganz einfach schriftlich und bildlich festhalten und an alle Beteiligten schicken. Begehen Sie die Baustelle außerdem regelmäßig selbst und machen Sie sich einen Eindruck über den tatsächlichen Stand der Sanierungsarbeiten und die konkrete Bauausführung. Im Zweifelsfall gilt: lieber Informationen doppelt erhalten als etwas übersehen.
Worauf muss ich bei der Baudokumentation besonders achten?
Bei der Baudokumentation kommt es auf Genauigkeit und Sorgfalt an. Alle wichtigen Schritte müssen zeitnah festgehalten werden, damit das Bautagebuch immer aktuell ist. Orientieren Sie sich an den W-Fragen: Wann? Wer? Was? Wo? Wie?
Wann wurde welche Aufgabe erfüllt? Wer hat sie ausgeführt? Was genau wurde gemacht? Wo fanden die Arbeiten statt? Wie wurden die Arbeiten ausgeführt? Gab es dabei Besonderheiten, Probleme oder Änderungen, sollten diese auch unbedingt festgehalten werden. Beispiel:
“Am 03.06. hat Malermeister Müller zusammen mit seinem Gesellen Lehmann das Wohnzimmer für die Malerarbeiten vorbereitet, indem sie alte Tapete entfernt und entsorgt haben. Im Anschluss daran haben sie die Wände abgeschliffen und mit weißem Sichtputz neu verputzt.”
Kleine Fehler können große Folgen haben, daher gilt: dokumentieren Sie immer sorgfältig. Ein versehentliches „Copy & Paste“ kann dazu führen, dass wichtige Informationen fehlen. Nutzen Sie also keine Vorlagen, sondern schreiben Sie jeden Eintrag selbst. Das bedeutet zwar mehr Aufwand, allerdings haben Sie im Konfliktfall eine gut strukturierte Dokumentation, die als Beweisgrundlage dient.
Vermeiden Sie dabei zu allgemeine Formulierungen. Beschreiben Sie mindestens die ausgeführte Arbeit, den genauen Ort und das Datum. Manchmal fehlen Unterlagen oder Materialien wurden nicht geliefert. Das verzögert die Arbeiten. Deswegen raten wir auch Leistungen festzuhalten, die nicht fristgerecht erbracht wurden. Ein gut geführtes Bautagebuch erleichtert es, den Sanierungsfortschritt und Termine besser im Auge zu behalten.
Baudokumentation in 4 Schritten
Mit unseren 4 Tipps für die Baudokumentation können Sie den Fortschritt Ihrer Sanierung leicht und übersichtlich dokumentieren. Für Ihre Unterlagen ist die Baudokumentation später nützlich. Gibt es Mängel während der Garantiefrist, ist die Dokumentation sowohl Gedächtnisstütze als auch Beweis. Eine detaillierte Dokumentation ist daher vorteilhaft.
- Legen Sie Termine frühzeitig fest
- Setzen Sie Zwischenziele
- Wägen Sie Nachträge sorgfältig ab
- Schließen Sie einen Bauvertrag nach VOB ab
Schritt 1: Termine festlegen
Definieren Sie Termine so früh wie möglich. Wichtige Meilensteine wie der Baubeginn, die Fertigstellung oder der Mietvertragsbeginn helfen allen Beteiligten, die Arbeiten zu koordinieren. Der Zeitrahmen für Ihre Sanierung ist die Basis, auf der Sie die Kapazitäten des Handwerkers abfragen. Legen Sie den Zeitraum so frühestmöglich fest.
Manchmal ist ein effizientes Zeitmanagement besonders wichtig, z.B. bei einer Neuvermietung. Denn, wenn der Mietvertrag schon abgeschlossen ist, möchten die Mieter die Wohnung zum vereinbarten Mietbeginn beziehen. In diesem Fall muss die Wohnung termintreu fertiggestellt werden. Werden mehrere Wohnungen saniert und für eine Wohnung gibt es bereits einen neuen Mieter, hat die Sanierung dieser Wohnung höchste Priorität. Solche Themen sollten Sie mit dem Handwerker vor der Auftragsvergabe besprechen. So können sich alle frühzeitig auf die unterschiedlichen Priorisierungen einstellen und die interne Aufgabenverteilung anpassen.
Schritt 2: Zwischenziele festlegen
Es wird schnell unübersichtlich, alle Arbeiten und den Sanierungszeitplan im Kopf zu behalten. Termine werden so leicht übersehen. Wir empfehlen, neben Baubeginn und Ende, auch Zwischenziele festzulegen. Wenn Sie die Sanierung in mehrere kleinen Abschnitte unterteilen, fällt die Kontrolle des Baufortschritts leichter. Außerdem fallen Probleme oder Verzug bei einzelnen Arbeitsschritten so schneller auf. Da Zeit ein wichtiger Faktor für die Sanierungskosten ist, hilft es auch dabei, das Budget einzuhalten.
Oft kommen im Zuge einer Sanierung unterschiedliche Gewerke zum Einsatz. Damit die Sanierungsarbeiten so reibungslos wie möglich laufen, müssen die Arbeiten aufeinander abgestimmt sein. Legen Sie daher Zeiträume für die unterschiedlichen Gewerke fest. Zum Zeitpunkt der Endreinigung sollen schließlich alle Arbeiten abgeschlossen sein. Mithilfe von Abschlussterminen für Teilmaßnahmen wird der Fortschritt der Sanierung transparenter.
Denken Sie bei der Ablaufplanung auch an Ihre Ziele nach den Bauarbeiten. Wollen Sie selbst einziehen oder streben Sie eine Neuvermietung an? Mieter möchten die zukünftige Wohnung in der Regel vor der Unterzeichnung des Mietvertrags besichtigen. Um den Leerstand der Wohnung zu vermeiden, sollten Sie sich überlegen, wie Sie Besichtigungen durchführen, obwohl die Sanierungsarbeiten noch nicht abgeschlossen sind. Überlegen Sie sich genau, welche Maßnahmen zu welchem Zeitpunkt durchgeführt und beendet werden sollen.
Sind bereits neue Fenster oder die Küche eingebaut, können sich potenzielle Mieter das Sanierungsziel leichter vorstellen. Rein optisch macht beispielsweise der neu verlegte Boden einen größeren Eindruck auf Interessenten als die installierte Elektrik. Je konkreter, desto besser. Überlegen Sie sich also, ab welchem Zwischenziel Sie Mietinteressenten die Wohnung zeigen können.
Schritt 3: Nachträge regeln
Am Bau sind unvorhergesehene Probleme nicht ungewöhnlich. Ganz im Gegenteil: Ein Handwerker fällt aus, Material wird nicht geliefert oder Zwischenziele wurden nicht erreicht. Dann heißt es, Ruhe zu bewahren. Wenn während der Sanierungsarbeiten Probleme auftreten, sind diese meist auf eine mangelhafte Planung zurückzuführen. Auch deswegen ist eine detaillierte Sanierungsplanung nicht zu unterschätzen.
Generell empfehlen wir: vermeiden Sie Nachträge! Denn oft sind diese zeitintensiv und kostspielig. Manchmal sind sie jedoch unvermeidbar, zum Beispiel wenn sich das Zielbild während der Sanierungsarbeiten ändert. Das kommt meistens dann vor, wenn die Sanierung nicht ausführlich genug geplant wurde. Sind Änderungen nötig, sollten Sie alle Nachträge schriftlich und so detailliert wie möglich festhalten.
Wenn Nachtragsvorschläge vom Handwerker kommen, prüfen Sie diese genau. Ist Ihnen etwas unklar? Fragen Sie nach und lassen Sie sich erklären, warum der Nachtrag nötig ist. Sind die zusätzlichen Maßnahmen sinnvoll und notwendig? Beraten Sie sich im Zweifelsfall mit einer neutralen, dritten Person. Evaluieren Sie die vorgeschlagenen Arbeiten in Hinblick auf Rentabilität, Kosten und Zeit, bevor Sie zustimmen.
Schritt 4: Bauvertrag abschließen
Ein umfassender Bauvertrag ist immer von Vorteil. Denn mit einem detaillierten Vertrag beantworten sich viele Fragen von allein. Außerdem wird das Verhältnis zwischen Auftraggeber und Handwerker klar definiert. Bei einer Wohnungssanierung geht es schließlich um viel Geld. Für Handwerker gehört der Umgang mit Bauverträgen zur Tagesordnung. Als Auftraggeber ist das nicht der Fall und einen Bauvertrag zu unterschreiben, ist ein großer Schritt. Damit Sie gut vor eventuellen Problemen geschützt sind, empfehlen wir einen möglichst ausführlichen Bauvertrag, der alles Wichtige regelt.
Stellen Sie sicher, dass dieser auf der Vergabe- und Vertragsleistung für Bauvorhaben (VOB) basiert. Die VOB reglementiert die Vergabe, Ausführung und technische Details von Bauleistungen. Wichtig ist hier, dass es sich beim VOB um ein Regelwerk handelt und nicht um ein Gesetz. Themen wie Gewährleistung, Vertragsstrafen oder Fertigstellungsbescheinigungen sollten ebenfalls im Vertrag stehen. Wenn Ihr Bauvertrag auf den Prinzipien der VOB basiert, haben Sie automatisch eine umfassende Vertragsbasis. Ein umfangreicher Bauvertrag bietet Ihnen rechtliche Sicherheit und Sie sind bei einem Konflikt gut abgesichert.
Der nächste Schritt
Wenn alle Details festgelegt sind und die Planung abgeschlossen wurde, können die Sanierungsarbeiten starten. Die Baudokumentation endet allerdings nicht mit der Planungsphase. Ganz im Gegenteil: sobald die Handwerker loslegen, müssen Sie als Auftragsgeber den Baufortschritt im Auge behalten. In unserem Beitrag zum Thema Bauüberwachung finden Sie nützliche Hinweise, wie Sie die Arbeiten auf der Baustelle unkompliziert überwachen können.
Erfahren Sie auch, wie Sie eine Fotodokumentation für Ihre Baustelle erstellen. Unser Ratgeber liefert dazu wichtige Hinweise und konkrete Beispiele, mit denen Ihnen die Baudokumentation insgesamt leichter fällt.
Häufig gestellte Fragen
Eine Baudokumentation schützt Bauherren im Konfliktfall. Denn mündliche Absprachen sind nicht nachweisbar. Empfehlenswert sind digitale Notizen mit Computer, Handy oder Tablet. Hier können Bilder oder Videos anhängt werden. Eine ausführliche Baudokumentation erleichtert zudem die Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
Den Baufortschritt zu dokumentieren ist Aufgabe des Bauleiters bzw. der Bauüberwachung. Allerdings empfehlen wir, auch die Handwerker in die Verantwortung zu ziehen. Im Idealfall halten Sie vertraglich fest, wie, wann und wie oft Sie durch den Handwerker über den Baufortschritt informiert werden wollen. Begehen Sie die Baustelle regelmäßig selbst und machen Sie sich einen Eindruck über den tatsächlichen Stand der Sanierungsarbeiten und die konkrete Bauausführung.
Bei der Baudokumentation kommt es auf Genauigkeit und Sorgfalt an. Alle wichtigen Schritte müssen zeitnah festgehalten werden, damit das Bautagebuch immer aktuell ist. Orientieren Sie sich an den W-Fragen: Wann? Wer? Was? Wo? Wie
Die Vorbereitung einer Baudokumentation läuft in vier Schritten ab: 1. Termine und Fristen frühzeitig festlegen. 2. Zwischenziele und Meilensteine definieren. 3. Nachträge managen. 4. Abschließen eines Bauvertrags nach VOB. Danach folgt die tatsächliche Dokumentation der Arbeiten auf der Baustelle bis zur abschließenden Bauabnahme.
