Wertschöpfungspotenziale – Basis für Einsparungen
Es lässt sich nicht abstreiten: Die Wohnungswirtschaft steht unter immensem Druck. Steigende Betriebskosten, regulatorische Anforderungen, Instandhaltungsstaus und angespannte Mietmärkte – verschiedene Herausforderungen lechzen nach Lösungen. Abseits dieser großen wirtschaftlichen, politischen und gesellschaftlichen Aufgaben existiert jedoch Handlungsbedarf hinter den eigenen Unternehmensmauern. Denn egal ob große Immobilienverwaltungen oder kommunale Wohnungsunternehmen: Möchten Organisationen langfristig wirtschaftlich arbeiten, müssen sie an Effizienz gewinnen.
Wer heute nicht nur Kosten senken, sondern auch langfristig wirtschaftlich erfolgreich sein will, braucht demnach kluge Strategien und innovative Ansätze. Doch wo genau liegen versteckte Einsparpotenziale? Haben Sie beispielsweise schon an eine Prozessoptimierung im Bereich Leerstandsmanagement gedacht? An den richtigen Stellschrauben gedreht, lassen sich hier zusätzliche Einnahmemöglichkeiten erschließen ebenso wie erhebliche Einsparungen realisieren.
Prozessvorteile: Sparen in 7+1 Schritten
Bei der Leerstandssanierung warten verschiedene Prozessschritte auf die Wohnungswirtschaft, die zeitaufwendig und kostenintensiv sind. Mit digitaler Unterstützung wie Doozer lassen sich diese wesentlich optimieren – Zeit- und Einsparungspotenziale inbegriffen.
Schritt 1: Leistungsaufnahme
Der Stand der Dinge:
Manuelle Schritte stellen Zeitfresser dar – auch bei der Leistungsaufnahme. Die Auftragserstellung erfolgt über unterschiedliche Systeme und die Sanierungsleistungen müssen Verantwortliche nachträglich händisch zusammenstellen. Die ohnehin ineffiziente Dokumentation wird durch meist separate Bildnachweise erschwert.
Ihr Übriges zu maximaler Intransparenz tragen manuell zu erstellende und zu prüfende Mieterbelastungen, Wirtschaftlichkeitsberechnungen sowie sonstige Leistungen bei. Für Hausmeister oder Techniker birgt diese Form der Leistungsaufnahme nicht nur eine hohe Fehleranfälligkeit, die gesamte Zusammenarbeit ist beeinträchtigt.
Geschätzter Zeitaufwand: rund 90 Minuten pro Wohnung
Optimierter Prozess mit Doozer:
- Schnelle Auftragserstellung: Dank automatisierter Prozesse und sinnvoller Pakete dauert die Zusammenstellung von Sanierungsleistungen nur 15 bis 20 Minuten.
- Ein Auftrag für Mieterbelastung: Mieterbelastungen werden im Auftrag markiert, wodurch sich die Kostenverteilung transparenter und der Verwaltungsaufwand geringer gestaltet.
- Automatisierte Berechnungen: Umlagen- und Wirtschaftlichkeitsberechnungen erfolgen automatisiert auf Basis hinterlegter Regeln.
- Zentrale Datenverwaltung: Sämtliche relevanten Informationen werden in Doozer verwaltet, Medienbrüche entfallen und alle Prozessbeteiligten interagieren über die Plattform.
- Integrierte Bilddokumentation: Bilder können direkt im Auftragsentwurf hochgeladen werden, sodass Informationen jederzeit zentral verfügbar sind.
Zeitaufwand mit Doozer: ca. 30 Minuten pro Wohnung
Zeitersparnis: rund 60 Minuten pro Wohnung
Schritt 2: Freigabe und Prüfprozesse
Der Stand der Dinge
Bei der Freigabe und während der Prüfprozesse kommt es häufig zu Verzögerungen. Die Gründe: Die Freigabe selbst erfolgt über E-Mail oder in einem separaten System. Manuelle Abstimmungsrunden ziehen lange Bearbeitungszeiten nach sich. Mangelnde Transparenz führt zu Nachfragen, die Prozesse unnötig aufblähen.
Im Fall einer Urlaubsvertretung können sich diese Herausforderungen noch potenzieren. Schließlich fehlt es an zentral hinterlegten Informationen. Dokumente müssen Verantwortliche aufwendig zusammensuchen, was Zeit kostet.
Geschätzter Zeitaufwand: rund 90 Minuten pro Wohnung
Optimierter Prozess mit Doozer:
- Revisionssichere Freigaben und Abstimmungen: Auftragsersteller sowie Abteilungs- und Bereichsleiter treffen Entscheidungen direkt im System.
- Effiziente Prozesse: Kürzere Bearbeitungszeiten und weniger administrative Verzögerungen sind neue Realität, da der gesamte Ablauf digital erfasst wird.
- Maximale Transparenz: Alle Entscheidungen sind nachvollziehbar, was Rückfragen reduziert. Vertretungssituationen lassen sich problemlos handhaben.
- Nachverfolgbarkeit: Im Vertretungsfall ist eine schnelle Entscheidungsfindung dank reibungsloser digitaler Übergabe gegeben.
Zeitaufwand mit Doozer: ca. 20 Minuten pro Wohnung
Zeitersparnis: rund 70 Minuten pro Wohnung
Schritt 3: Finanzielle Planung und Investition
Der Stand der Dinge
Mitarbeiter der kaufmännischen Verwaltung müssen manuell Wirtschaftlichkeitsprüfungen basierend auf separaten Berechnungen durchführen. Gleiches gilt für Zielmieten oder Modernisierungsumlagen, die sie nachträglich häufig anpassen müssen. Dass diese Berechnungen fehleranfällig sind, erklärt sich von selbst.
Da Berechnungen und Informationen über verschiedene Systeme oder in Excel-Tabellen gespeichert werden, die nicht in Verbindung mit dem Sanierungsprozess stehen, fehlt es am Ende an einem ganzheitlichen Überblick.
Geschätzter Zeitaufwand: rund 45 Minuten pro Wohnung
Optimierter Prozess mit Doozer:
- Automatisierte Aktivierung: Manuelle Berechnungen entfallen. An ihre Stelle tritt Automatisierung dank vordefinierter Regeln.
- Automatisierte Wirtschaftlichkeits- und Amortisationsprüfung: Objektive, datenbasierte Entscheidungen ermöglichen eine fundierte Planung.
- Optimierte Kalkulation: Zielmieten lassen sich sofort berechnen und festlegen, wodurch sich die Wirtschaftlichkeitsprüfung vereinfacht.
- Direkte MOD-Umlageberechnung: Die Umlagen werden automatisch in die Kalkulation integriert, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
- Fundierte Investitions- und Einsparungsplanung: Alle Berechnungen lassen sich direkt in Doozer einbinden. Der Weg für eine schnelle und präzise Entscheidungsfindung ist geebnet.
Zeitaufwand mit Doozer: ca. 5 Minuten pro Wohnung
Zeitersparnis: rund 40 Minuten pro Wohnung
Schritt 4: Dokumentation und Kommunikation
Der Stand der Dinge
Kommunikation und Dokumentation in der Wohnungswirtschaft sind oftmals ineffizient und fehleranfällig. Notizen und relevante Informationen finden sich verstreut in ERP-Systemen, Excel-Tabellen, E-Mail-Programmen oder auf internen Servern wieder – Verluste nicht ausgeschlossen. Gleichzeitig sind viele Auftragsinformationen nur einzelnen Personen oder Abteilungen zugänglich, was die Transparenz einschränkt und Abstimmungsprozesse unnötig aufbläht.
Besonders in der Kommunikation mit Handwerkern entstehen durch unterschiedliche Kanäle wie Telefon, WhatsApp oder E-Mail Missverständnisse und Verzögerungen. Da keine zentrale Dokumentation vorhanden ist, gehen wichtige Absprachen verloren oder müssen mühsam nachträglich abgeglichen werden. Auch bei der Erstellung und dem Abgleich von Abnahmeprotokollen zeigt sich der hohe manuelle Aufwand, der wertvolle Ressourcen bindet.
Geschätzter Zeitaufwand: rund 45 Minuten pro Wohnung
Optimierter Prozess mit Doozer:
- Effiziente Kommunikation: Eine integrierte Auftragshinweis- und Chatfunktion sammelt alle relevanten Mitteilungen und Notizen.
- Zentrale Informationsverfügbarkeit: Alle Berechtigten haben direkten Zugriff auf relevante Daten – eine E-Mail-Suche in Outlook ist unnötig.
- Direkte Kommunikation mit Handwerkern: Klare Abstimmung über das Tool reduziert Missverständnisse und minimiert Rückfragen.
- Revisionssichere Nachvollziehbarkeit: Alle Informationen bleiben dokumentiert und nachvollziehbar für eine transparente Zusammenarbeit.
- Automatische Abnahmeprotokolle: Das Protokoll wird direkt aus dem Auftrag generiert, ohne manuellen Aufwand.
Zeitaufwand mit Doozer: 0 Minuten – vollständig automatisiert
Zeitersparnis: rund 45 Minuten pro Wohnung
Schritt 5: Handwerkeranbindung und Auftragsvergabe
Der Stand der Dinge
Die Auftragsvergabe über externe Handwerkerkopplungen oder per E-Mail führt in vielen Fällen zu Medienbrüchen und fehlenden Rückmeldungen, was Verzögerungen im Prozess nach sich zieht. Gleichzeitig ist die Kostensicherheit eingeschränkt, da Handwerker Mehrabrechnungen vornehmen können.
Ein weiteres Problem verkörpert der hohe Koordinationsaufwand: Jedes Gewerk muss einzeln beauftragt werden, was die Verwaltung von mehreren Einzelaufträgen und Rechnungen erschwert und den administrativen Aufwand in die Höhe treibt. Zudem liegt die zeitliche Abstimmung der Gewerke beim Auftraggeber. Dadurch werden zusätzliche Ressourcen gebunden und der Prozess wird zunehmend verkompliziert.
Geschätzter Zeitaufwand: rund 60 Minuten pro Wohnung
Optimierter Prozess mit Doozer:
- Gemeinsame Plattform für Handwerker und Auftraggeber: Alle Beteiligten arbeiten über Doozer, wodurch Medienbrüche vermieden werden und Informationen stets aktuell sind.
- Hohe Kostensicherheit: Mehraufwände müssen Verantwortliche vorab als Nachträge beauftragen, bevor sie sie abrechnen können.
- Reduzierter Koordinationsaufwand: Durch die Bündelung von Einzelgewerken zu Generalunternehmern (GU) entfällt die zeitaufwendige Einzelvergabe.
- Automatisierte Zeitplanung: Generalunternehmen übernehmen die komplette Koordination, sodass Auftraggeber keine Abstimmungen zwischen den Gewerken mehr vornehmen müssen.
Zeitaufwand mit Doozer: rund 10 Minuten pro Wohnung
Zeitersparnis: rund 50 Minuten pro Wohnung
Schritt 6: Nachträge und Mängel
Der Stand der Dinge
Die manuelle Dokumentation von Nachträgen führt häufig zu Inkonsistenzen und Verzögerungen. Freigaben erfolgen in mehreren manuellen Schritten – oft per E-Mail oder durch individuelle Genehmigungen –, was den Prozess weiter verlangsamt. Eine automatische Prüfung, ob ein Hauptauftrag schon eine Leistung enthält, fehlt. Doppelbeauftragungen können die Folge sein.
Das Mängelmanagement ist ebenso ineffizient: Meldungen per Telefon oder E-Mail lassen sich schwer nachverfolgen und sorgen für fehlende Transparenz. Darüber hinaus bleibt eine zentrale Übersicht über offene Mängel und Nachtragsanfragen aus.
Geschätzter Zeitaufwand: rund 45 Minuten pro Wohnung
Optimierter Prozess mit Doozer:
- Zentrale Nachtragsverwaltung: Einer schnellen Abwicklung steht dank direkter Erfassung und Bearbeitung von Nachträgen in Doozer nichts im Wege.
- Automatisierte Nachtragsfreigabe: Freigaben nach festgelegten Regeln und Wertgrenzen, unter Berücksichtigung des Hauptauftrags und weiterer Nachträge, erleichtern den Prozess.
- Vermeidung von Doppelbeauftragungen: Eine automatische Prüfung erkennt inhaltlich ähnliche oder identische Leistungen.
- Effizientes Mängelmanagement: Zentrale Dokumentation, Nachverfolgung und Bearbeitung tragen zur reibungslosen Mängelbeseitigung bei.
- Gezielte Dienstleistersteuerung: Bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern hilft die Auswertung von Nachtrags- und Mangelquoten sowie Qualitätsbewertungen.
Zeitaufwand mit Doozer: rund 10 Minuten pro Wohnung
Zeitersparnis: rund 35 Minuten pro Wohnung
Schritt 7: Rechnungsprüfung
Der Stand der Dinge
Die Rechnungsprüfung erfolgt über mehrere Abteilungen und verlangsamt Prozesse. Nicht vorhandene Validierungen begünstigen fehlerhafte oder verfrühte Rechnungen, die anschließend korrigiert werden müssen. Zudem bleibt häufig der Überblick über beauftragte und geprüfte Leistungen aus, wodurch Nachverfolgung und Abstimmung problematisch sind.
Eine weitere Herausforderung ist die mangelnde Kostensicherheit, da Rechnungsbeträge den ursprünglichen Auftragswert übersteigen können. Die dezentrale Verwaltung von Rechnungen in verschiedenen Systemen oder E-Mail-Postfächern verkompliziert die Nachverfolgbarkeit. Besonders Nachträge werden nicht direkt mit der Hauptrechnung synchronisiert, sodass manuelle Korrekturen erforderlich sind.
Geschätzter Zeitaufwand: rund 60 Minuten pro Wohnung
Optimierter Prozess mit Doozer:
- Kein manueller Prüfaufwand für den Auftragsersteller: Nur freigegebene und beauftragte Leistungen werden abgerechnet. Eine optionale Stichprobenprüfung ist weiterhin möglich.
- Automatische Validierung: Fehlerhafte oder verfrühte Rechnungen lassen sich für einen reibungslosen Prozess vermeiden.
- Nahtlose Nachtragsintegration: Nachträge werden automatisch in die Rechnungsstellung eingebunden, wodurch der Abrechnungsprozess effizienter und transparenter wird.
- Digitale Rechnungsverwaltung: Doozer bietet eine zentrale Ablage mit direkter Übergabe der Rechnungsdaten ans ERP/SAP für bessere Nachverfolgbarkeit.
Zeitaufwand mit Doozer: rund 5 Minuten pro Wohnung
Zeitersparnis: rund 55 Minuten pro Wohnung
Schritt 8: Doozer-Pluspunkt
Und dann ist da noch der Doozer-Pluspunkt. Denn das Tool erfasst alle Gebäudehistorien automatisch, sodass relevante Informationen jederzeit verfügbar sind. Bei neuen Aufträgen weist das System direkt darauf hin, sollten bereits Maßnahmen wie Elektro-, Asbest- oder Strangsanierungen durchgeführt worden sein.
Das verhindert Doppelarbeiten und unnötige Prüfungen, da frühere Maßnahmen direkt einsehbar sind. Außerdem unterstützt Doozer bei der Einhaltung der Gefahrstoffverordnung, indem es wichtige Gebäudeinformationen wie Baujahr oder potenzielle Risiken bereitstellt. So lassen sich Handwerker gezielt informieren, Sicherheitsmaßnahmen frühzeitig treffen und Prozesse effizienter gestalten.
Die Einsparungsrechnung geht somit auf. In sieben Schritten können Unternehmen der Wohnungswirtschaft einen Aufwand von aktuell rund 7,25 Stunden pro Wohnung mit der Prozessoptimierung durch Doozer auf etwa 1,4 Stunden minimieren. Bei einem Stundensatz von 50 Euro ergibt sich eine Ersparnis von 293 Euro pro Wohnung.
Rechenbeispiele – Potenziale im Überblick
Fall 1: Unternehmen mit 3.000 Wohnungen im Bestand
Fall 2: Unternehmen mit 8.000 Wohnungen im Bestand
Fall 3: Unternehmen mit 15.000 Wohnungen im Bestand
Mit Doozer Geld verdienen!
Es gibt sie also: die Wertschöpfungspotenziale und Ertragschancen für die Wohnungswirtschaft. Doch dafür gilt eine Faustregel: Nur was Sie messen, können Sie auch richtig steuern! In Doozer ist daran gedacht. Umfassende Daten-Analysen mit BI, detaillierte Auswertungen und eine transparente Übersicht über den gesamten Sanierungsprozess machen es möglich. Schwachstellen und Potenziale lassen sich auf diese Weise einfach identifizieren. So ist der Weg zu optimierten Prozessen bei der Leerstandssanierung mit Doozer schnell erschlossen.
Geht die Rechnung auch für Ihr Unternehmen auf? Wir haben den Abakus bei der Hand und zeigen Ihnen gerne Ihre Ertragschancen auf!
